ניהול סיכונים כדרך לניהול פרויקטים
כל מנהל יודע כיום שהוא חייב לנהל סיכונים באופן שוטף . בחלק מהמקרים ניהול הסיכונים מתבצע בדרך של למידה מהניסיון ובמקרים האופטימליים הלמידה באה מהניסיון של האחרים .
כל מנהל יודע כיום שהוא חייב לנהל סיכונים באופן שוטף . בחלק מהמקרים ניהול הסיכונים מתבצע בדרך של למידה מהניסיון ובמקרים האופטימליים הלמידה באה מהניסיון של האחרים .
בסיס התאוריה של ניהול הסיכונים הינו לקחת בחשבון אלמנטים בניהול הפרויקט שיכולים להשתבש . ברגע שהגדרנו במדויק מה הסיכונים , ניתן בקלות להנחות את העובדים להימנע מהם בכדי שההסתברות להצלחת הפרויקט תהיה גבוהה .
ניהול סיכונים הינו תהליך שיטתי שמטרתו הערכות ארגונית מוקדמת להתמודדות עם הסיכונים המשפיעים על הפרויקט ומזעור פגיעתם בו.
ישנו קושי למדוד כמותית את המושג סיכון, מכיוון שהערכתו סובייקטיביות ומבוססת על אישיות המעריך והתרבות הארגונית ולא על נתונים. כמו כן, קשה לאמוד את ערכיו שהרי קשה להעריך מה הייתה התועלת במניעת אותם אירועים שלא התרחשו.
אז מה חשוב לקחת בחשבון כאשר נכנסים לתהליך של ניהול סיכונים בפרויקט?
כאשר מנתחים את הסיכון הפרויקטאלי, יש להבין מה עומד על הפרק ומה מסכן את ההישרדות של הפרויקט לעומת הביצועים. מדובר בניתוח מורכב המכיל מספר רב של משתנים .
למול זה , תמיד ישנם התירוצים מדוע לא לנתח ביסודיות את כל גורמי הסיכון. לרוב התירוצים יתמקדו על חוסר בזמן , חוסר במשאבים, חוסר רצון להשקיע וקיבעון מחשבתי. חשוב גם להבין שלפעמים מי שמציג את החששות והספקות נתפס לא טוב מול ההנהלה הבכיר ו/או הלקוחות מכיוון שהוא נראה ככזה שרואה רק שחורות . ואם זה לא מספיק , הצפת הסיכונים אף פעם לא תתגמל את מי שהציף אותם על כך שמנע בעיות .
ובכל זאת, להלן ארבע סיבות מדוע חשוב לנהל סיכונים כאשר מנהלים פרויקט :
- ניהול הסיכון מונע בעיות עתידיות.
- ניהול הסיכון מגדיל סיכויי עמידה ביעדי הפרויקט.
- ניהול הסיכון מגדיל את המידע לשם קבלת החלטות, והעמקת הידע בתחום הפרויקט.
- ניהול הסיכונים מעודד את התקשורת בין המעורבים בפרויקט.
אז מה הם השלבים המומלצים לניהול הסיכונים בפרויקט ?
שלב ראשון הינו תכנון ניהול סיכונים- בשלב הזה בוחרים חברי צוות רב תחומיים לזיהוי וניהול סיכונים, מגדרים את סמכותם ואחריותם, מתקצבים את הסיכונים לפרויקט, מתזמנים את התדירות של בחינת הסיכונים , מסווגים את הסיכונים, בוחנים את סיבולת בעלי העניין במידה והסיכון יתממש ולבסוף מגדרים את תהליך המעקב אחר הסיכונים .
שלב שני הינו זיהוי הסיכונים- שלב זה הינו לב העניין. מרגע שהסיכון זוהה סביר להניח שנפעל בהתאם וננסה למנועו או לפחות להכין תכנית פעולה אם יתרחש.
ישנם סיכונים שאני מודע להם, למדתי מניסיוני שהם אכן יתרחשו, אני ער להם וסביר להניח שאפעל בהתאם.
ישנם סיכונים שאני מודע לכך שאיני מבין בהם ולכן אקח ייעוץ בנושא בכדי לזהות אותם ולטפל בהם.
הסיכונים היותר מעניינים הם כמובן אלו שאני לא מודע להם בכלל. סיכונים אלו יכולים להיות מזוהים ע"י גורם אחר. לדוגמא , חבר צוות שלא בא מהתחום ונחשף לראשונה למשימה המדוברת יכול להציף בפנינו את הסיכונים שלא הינו מודעים להם מלכתחילה.
האמצעי לזהות סיכונים הינו כמובן הניסיון שנרכש והידע הארגוני שנצבר עם השנים . ניתן לפנות לוותיקים בארגון ולהתייעץ איתם אודות הפרויקט ומומלץ גם לרכוש ספרות מקצועית בתחום, שתמיד יכולה ללמד אותנו אודות הסיכונים הקיימים. אם יש לכם זמן , מומלץ אף להירשם להשתלמות בתחום ניהול פרויקטים או ניהול סיכונים.
אמצעי חשוב נוסף לזיהוי סיכונים הינו סיעור מוחות מובנה. יש להקפיד שלא להיות שיפוטיים במהלך הזיהוי ולאפשר לצוות להציף את מירב הסיכונים שניתן לחשוב עליהם.
שלב שלישי הינו ניתוח הסיכונים – מומלץ לבחון ולנתח סיכון על פי שלושה מרכיבים: מה ההסתברות שהוא יתרחש, מהי תהיה החומרה במידה והתרחש ומהי העלות לטיפול בסיכון לעומת התועלת או הנזק שהוא יכול לגרום.
שלב רביעי הינו כימות, הערכה והצגת הסיכון - קיימות שיטות לכמת, להעריך ולהציג את תוצאות הסיכון באופן גרפי וקליט.
אחת השיטות המקובלות לביצוע הערכת סיכונים הינה באמצעות מפת סיכונים כאשר על המפה מוגדר מה יחשב סיכון חלש, מה יחשב סיכון בינוני ומה יחשב סיכון חמור .
בסופו של התהליך מתקבלת מפה קריאה ופשוטה בה מודגשים הסיכונים על פי חומרתם . על סמך התוצאות הללו קל יותר לארגון לתכנן את צעדיו.
שלב חמישי הינו תכנית פעולה אשר נותנת מענה לסיכונים- בשלב הזה יש שלוש אסטרטגיות שיכולות לתת מענה בהתאם לסיכון שמצאנו:
- אסטרטגיית המענה לאיום - תכנית הימנעות ומתן מענה מלא לסיכון או לחילופין הפחתת הסיכון ע"י מתן מענה חלקי או העברת הסיכון לגורם מקצועי לטיפול.
- אסטרטגיית בחינת ההזדמנות – בחינת שיתוף פעולה עם בעל עניין המהווה סיכון או לחילופין בחינת הזדמנות שנוצרת. ניצול הזדמנות להגברת הידע והפעילות באותו תחום שמאפשר טיפול בסיכון .
- אסטרטגיית ההימנעות – השלמה עם הסיכון או מתן מענה בשעת חירום. אסטרטגיה זו לגיטימית לחלוטין כאשר מקבל ההחלטות הוא בעל הממון המרכזי.
ולסיום , השלב שישי הינו בקרת סיכונים- עדכונים שוטפים ותדירות דיון בסיכונים תאפשר רשימת סיכונים מעודכנת, הקפדה על תיעוד פעולות לא מתוכננות, ביצוע פעולות מתקנות, ניהול שינויים שנדרשים לעבודה מול הסיכונים שמצאנו ועדכון שוטף של תוכניות התגובה.
**הכותבת היא מנהלת המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל 40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה בתחום : ניהול כללי , ניהול פרויקטים , יעוץ עסקי , סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה , שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים והפקת אירועים .
