מה כוללות מערכות ERP?
ERP היא מערכת מודולרית שמסייעת לעסקים וארגונים להתנהל באופן אופטימלי. שמה של המערכת, שהופכת לנפוצה יותר ויותר ככל שהאתגרים שעומדים בפני גופים גדולים הופכים מורכבים יותר ויותר, הוא ראשי תיבות של המונח Enterprise Resource Planning
ERP היא מערכת מודולרית שמסייעת לעסקים וארגונים להתנהל באופן אופטימלי. שמה של המערכת, שהופכת לנפוצה יותר ויותר ככל שהאתגרים שעומדים בפני גופים גדולים הופכים מורכבים יותר ויותר, הוא ראשי תיבות של המונח Enterprise Resource Planning. התרגום המקובל לעברית הוא תכנון המשאבים של הארגון, וזוהי גם המהות של המערכת והסיבה העיקרית לכדאיות ההטמעה שלה.
התמודדות יעילה עם כמויות המידע העצומות
כידוע אנחנו נמצאים בעיצומו של עידן המידע. אם אדם פרטי נחשף באופן שוטף לכמויות עצומות של אינפורמציה כל הזמן, אפשר להבין מה קורה בארגונים, ובפרט באלה הגדולים: אינספור נתונים ופריטי מידע זורמים אל המחלקות השונות, ביניהן ומהן, ועל כן נדרשת מערכת חכמה שמסוגלת לאצור את ה-Data ולהפיק ממנו את מלוא התועלת האפשרית.
חשיבות הסנכרון בין החלקים השונים של הארגון
תרומה משמעותית נוספת של מערכת ERP לארגון היא הסנכרון המוצלח שהיא מייצרת בין חלקי הארגון השונים. בהקשר זה כדאי לזכור שכל תהליך שמתנהל בגופים גדולים, בין אם מדובר על עסקים מסחריים ובין אם בארגונים השייכים למגזר הציבורי, מערב כמה וכמה גורמים. כך למשל ניהול מלאי קשור לשרשרת האספקה וגם להנהלת החשבונות, ויש כמובן עוד דוגמאות.
מערכת לתכנון משאבי הארגון שמוטמעת באופן מדויק בכל המחלקות מסייעת לעובדים הרלוונטיים לוודא שהמשאבים מנוצלים באופן אופטימלי, ושבכל נקודת זמן מתקבלות ההחלטות הנכונות ביותר על בסיס ראייה רחבת היקף.
מהי הדרך היעילה ביותר להשתמש במערכת?
בשנים האחרונות נפוץ מאוד הקונספט של תשלום עבור שירות במקום רכישת תוכנות יקרות. המודל, שנקרא SaaS (ראשי תיבות של Software as a Service), מקנה לארגון מקסימום גמישות ועשוי לחסוך עבורו סכומי כסף בלתי מבוטלים. יתרון נוסף של שימוש במערכות כמו ERP במודל הנ"ל הוא האפשרות ליהנות מהמערכות המתקדמות ביותר מבלי להשקיע כל הזמן ברכישת גרסאות חדשות. עוד יתרון הוא בהיבט של אבטחת מידע.
מה כוללת מערכת ERP
המערכת היא כאמור מודולרית, ולכן כשמחליטים להטמיע אותה בארגון חשוב מאוד לבחור את המרכיבים הנכונים.
בין המרכיבים האפשריים: מודול לניהול קשרי לקוחות (ישנם לא מעט עסקים שיש בהם תוכנת crm שזהו תפקידה, ובמקרים אלה נדרשת רק אינטגרציה איתה ואין צורך במודול), מודול ניהול מלאי, מודול פיננסים, מודול לניהול משאבי האנוש, מודול לבקרה על שרשרת האספקה, מערכות תומכות החלטות ועוד.
למה הטמעה מדויקת היא קריטית?
עוד מרכיב רב חשיבות בהפקת מלוא התועלת ממערכת Enterprise Resource Planning הוא הטמעה נכונה שלה בארגון.
ההטמעה כוללת אינטגרציה עם מערכות שכבר קיימות בארגון או בעסק (כמו למשל תוכנת crm), יצירת ממשק משתמש נוח לעבודה ויעיל והדרכה של העובדים שאמורים להיעזר במודולים השונים. עוד קודם לכן יתבצע אפיון צרכים מדויק כדי לזהות את כל המקומות שבהם העסק זקוק לפתרונות מחשוב מתקדמים. לאחר ההטמעה נדרשת גם בקרה עד שאפשר להכריז בוודאות שהמערכת ממלאת את ייעודה באופן מושלם.
